E-Rechnung: was ab 2027 gilt
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, deren Angaben in einer festgelegten, maschinenlesbaren Form vorliegen. Ein Programm kann Absender, Beträge und Steuern daraus übernehmen, ohne sie abzutippen. Zwischen Unternehmen in Deutschland wird sie in Stufen Pflicht.
Was zählt als E-Rechnung?
Seit dem 1. Januar 2025 ist eine Rechnung nur dann eine E-Rechnung, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und sich elektronisch verarbeiten lässt. Grundlage ist die europäische Norm EN 16931.
Eine einfache PDF per E-Mail ist deshalb keine E-Rechnung, auch wenn sie wie eine aussieht. Sie gilt wie die Papierrechnung als „sonstige Rechnung“.
Ab wann gilt die Pflicht?
Die Pflicht betrifft Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen. Sie kommt in Stufen:
- Seit 1. Januar 2025
- Jedes Unternehmen in Deutschland muss E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer.
- Bis 31. Dezember 2026
- Alle Unternehmen dürfen noch sonstige Rechnungen ausstellen: Papier immer, eine PDF per E-Mail nur, wenn der Empfänger zustimmt.
- Ab 1. Januar 2027
- Wer im Vorjahr mehr als 800.000 € umgesetzt hat, muss E-Rechnungen ausstellen. Bis 800.000 € Vorjahresumsatz gilt die Übergangsfrist noch bis Ende 2027.
- Ab 1. Januar 2028
- Die Übergangsfristen sind abgelaufen: Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen sind als E-Rechnung auszustellen. Auch EDI-Verfahren, die keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes sind, laufen nur bis Ende 2027.
Wer ist ausgenommen?
Umsatzsteuerlich keine E-Rechnung brauchen Sie unter anderem für:
- Rechnungen an Privatpersonen
- viele steuerfreie Umsätze, etwa steuerfreie Grundstücksvermietung oder Finanzdienstleistungen
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto
- Fahrausweise, die als Rechnung gelten
- Rechnungen von Kleinunternehmern; empfangen können müssen auch sie E-Rechnungen
- Leistungen an juristische Personen, die keine Unternehmer sind, zum Beispiel viele Vereine
Für Rechnungen an Behörden und andere öffentliche Auftraggeber gelten daneben eigene Vorschriften: Beim Bund verlangt die E-Rechnungsverordnung schon seit November 2020 E-Rechnungen ab 1.000 €.
Welche Formate gibt es?
XRechnung ist der deutsche Standard, ursprünglich für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei, entweder in der Syntax CII oder UBL. Sie enthält kein Rechnungsbild.
ZUGFeRD ist eine PDF, in die die Rechnungsdaten als XML eingebettet sind. Menschen lesen das Bild, Programme die Daten. Als E-Rechnung gilt ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL. Factur-X ist der französische Name für dasselbe Verfahren; beide sind technisch weitgehend gleich.
UBL nach Peppol BIS ist die international verbreitete Ausprägung, die im Peppol-Netz verwendet wird, auch außerhalb der EU.
Andere Formate, etwa aus EDI-Verfahren, sind erlaubt, wenn Aussteller und Empfänger sie vereinbaren und sich alle Pflichtangaben vollständig daraus entnehmen lassen.
XRechnung oder ZUGFeRD: der Unterschied
Beide beruhen auf derselben Norm und tragen dieselben Angaben. Der Unterschied liegt in der Verpackung: Eine XRechnung ist nur Daten, eine ZUGFeRD-Rechnung ist Daten und Rechnungsbild in einer Datei. Weil der Inhalt derselbe ist, lässt sich das eine in das andere umwandeln.
Weichen bei ZUGFeRD Bild und Daten voneinander ab, gelten seit 2025 die Daten. Das Bild allein anzusehen genügt deshalb nicht.
Wie öffne und prüfe ich eine E-Rechnung?
Eine XRechnung ist eine XML-Datei. Im Browser oder Texteditor sehen Sie nur Code. Ob eine Rechnung die Vorgaben der Norm erfüllt, zeigt eine Validierung. Sie ist keine unmittelbare Voraussetzung für den Vorsteuerabzug; das Bundesfinanzministerium hält sie aber für sinnvoll und empfiehlt sie schon beim Erstellen und Versenden. Eine bestimmte Anwendung empfiehlt es nicht.
Der kostenlose Rechnungsprüfer von Visual Invoice zeigt die Rechnung im Klartext, prüft sie nach den Regeln der EN 16931 und rechnet Summen und Steuern nach. Die zusätzlichen Regeln der XRechnung prüft er nicht. Die Datei bleibt dabei in Ihrem Browser.
Was tun, wenn der Prüfbericht Fehler meldet?
Der Prüfbericht zeigt, welche Regel der Norm verletzt ist, und erklärt den Befund in verständlichen Worten. Geben Sie die Befunde an den Absender weiter. Er kann die Rechnung berichtigen und neu senden.
Wie stelle ich E-Rechnungen aus?
Mit einem Programm, das die Rechnungsdaten im passenden Format erzeugt. Visual Invoice schreibt Ihre Rechnungen als ZUGFeRD oder XRechnung, rechnet Summen und Umsatzsteuer aus und achtet auf die Pflichtangaben. Das Konto Basis ist kostenlos.
Quelle der Rechtsangaben: Bundesministerium der Finanzen, Fragen und Antworten zur E-Rechnung. Stand Oktober 2026. Diese Seite gibt einen Überblick und ersetzt keine steuerliche Beratung.
