Lo que hace Visual Invoice
Visual Invoice acompaña una factura desde el borrador hasta la asesoría. La redacción sigue las normas alemanas; leer, comprobar y convertir funciona con cualquier factura conforme a la norma EN 16931.
Escribir facturas
Usted introduce las líneas y Visual Invoice hace las cuentas.
En el editor elige el destinatario de la libreta de direcciones o introduce uno nuevo. Cada línea lleva cantidad, unidad, precio unitario y tipo de impuesto; Visual Invoice calcula importes, impuesto y totales.
Se añaden la fecha o el periodo de la prestación, el vencimiento, un campo para la Leitweg-ID u otra referencia y el idioma de la factura: alemán, inglés, francés o español. Las facturas que escribe a menudo se guardan como plantillas, ordenadas en carpetas.
Cómo funciona
- Elija “Nueva factura” o empiece con una plantilla.
- Introduzca destinatario y líneas y elija “Guardar borrador”.
- Elija “Emitir”. La factura recibe su número correlativo.
Conviene saber
Con la cuenta Basis escribe pocas facturas al mes; a partir de Plus, sin un límite estrecho. No hay facturas recurrentes que se emitan solas: una plantilla sirve de punto de partida y la emisión se hace a mano.
Normas fiscales alemanas
Del régimen de pequeñas empresas a la exportación.
Visual Invoice escribe según las normas alemanas: tipos general y reducido con su vigencia, tipo cero desde 2023, régimen de pequeñas empresas (§ 19 UStG) con la mención obligatoria, inversión del sujeto pasivo (§ 13b UStG), entrega intracomunitaria exenta, exportación exenta y prestaciones no sujetas en Alemania. Para otras exenciones indica usted el motivo.
Visual Invoice cuida de los datos obligatorios y numera las facturas de forma correlativa.
Conviene saber
Solo el derecho alemán del impuesto sobre el valor añadido. Visual Invoice no conoce el IVA español ni el IGIC, ni el formato Facturae ni VeriFactu.
Emitir como ZUGFeRD o XRechnung
Una factura, los dos formatos.
Al emitirla, la factura se convierte en un PDF/A-3 con los datos incorporados según ZUGFeRD, perfil EN 16931, que corresponde a Factur-X. Como XRechnung descarga la misma factura en sintaxis CII o UBL.
Si lo desea, la factura lleva un GiroCode que sus clientes leen con la aplicación del banco. Diséñela con su logotipo o, a partir de Plus, sobre su propio papel con membrete.
Conviene saber
Sin envío por Peppol ni transmisión a portales públicos. Para una administración alemana descarga la XRechnung y la presenta usted allí.
Enviar y archivar
Desde su propio buzón; a partir de Plus, también a su archivo.
La factura sale por correo electrónico desde su propio buzón, con el PDF ZUGFeRD adjunto. A partir de Plus, Visual Invoice la archiva además vía WebDAV o en paperless-ngx.
Conviene saber
Sin archivo en Dropbox, Google Drive ni OneDrive.
Pagada, anulada, rectificada
Los importes pendientes de un vistazo, las correcciones bien compensadas.
Las facturas emitidas aparecen en una lista con estado e importe, y encima el total pendiente. Anota pagos, duplica una factura, la anula con una factura de anulación o emite una factura rectificativa o un abono.
Visual Invoice compensa rectificaciones y abonos con el resto pendiente de la factura original; los reembolsos se anotan igual.
Conviene saber
Sin recordatorios de pago ni reclamaciones.
Facturas recibidas
A partir de Plus, archiva las facturas recibidas en la bandeja de entrada.
Visual Invoice lee por completo las facturas electrónicas ZUGFeRD, Factur-X, XRechnung o UBL y conserva el original. Las facturas recibidas que paga las marca como pagadas.
Los escaneos, fotos y PDF sin datos de factura los puede leer un modelo de IA de Anthropic con su propia clave de acceso. Para ello el archivo se transmite a Anthropic; usted compara los datos con el original y los confirma.
Cómo funciona
- Deje el archivo en la bandeja de entrada.
- Si no contiene datos de factura, elija “Leer con IA”.
- Compare los datos con el original y elija “Los datos son correctos”.
Conviene saber
Los justificantes llegan a la bandeja subiéndolos o a través de la API. No hay una dirección de correo propia para recibirlos. Para solo ver y comprobar basta el lector gratuito, sin cuenta.
Comprobar y convertir
Según las reglas de la norma EN 16931, con hallazgos en claro.
Visual Invoice comprueba las facturas electrónicas según las reglas oficiales de la norma europea EN 16931 y recalcula totales e impuestos. Cada hallazgo se explica con palabras sencillas.
Se puede convertir a ZUGFeRD / Factur-X, XRechnung (CII o UBL) y UBL según Peppol BIS, y además guardar un PDF legible. La misma herramienta está disponible sin cuenta en la página del lector; allí su archivo se queda en su navegador.
Conviene saber
Visual Invoice no comprueba las reglas adicionales de la XRechnung ni la norma PDF/A.
Entrega mensual a la asesoría
Un mes, un archivo, con sumas de control.
A partir de Plus, Visual Invoice reúne todas las facturas de un mes en un archivo: facturas emitidas y recibidas, listas para Excel, un resumen con base, impuesto y total, y una suma de control para cada archivo.
Además señala huecos en la numeración, facturas sin original, datos leídos por la IA que nadie ha confirmado todavía, justificantes sin fecha de factura y borradores pendientes.
Cómo funciona
- Elija el mes.
- Revise los avisos sobre numeración, originales y datos pendientes.
- Elija “Descargar exportación” y entregue el archivo a su asesoría.
Conviene saber
Sin formato DATEV. Las listas son archivos CSV. A partir de Pro, su asesoría también puede consultar y exportar por sí misma.
Para asesorías y equipos
Clientes, colaboradores y asesoría, cada uno con su papel.
Las asesorías fiscales y gestorías dan de alta a sus clientes y los ven en una vista general. Los clientes acceden mediante una invitación y archivan sus facturas ellos mismos.
Cada persona tiene un papel: titular, colaborador, asesoría que consulta y exporta, o solo lectura. Las empresas con varias sociedades o un equipo eligen Pro; allí también invita a su asesoría.
API y servidor MCP
Sus programas y asistentes de IA colaboran.
Con una clave de API, sus propios programas trabajan con Visual Invoice. El servidor MCP da a los asistentes de IA herramientas para leer el perfil de la empresa, listar facturas y contactos, crear borradores o partir de una plantilla, proponer líneas, emitir, enviar, emitir abonos, anotar pagos, archivar facturas recibidas y consultar el resumen del mes.
Conviene saber
Basis: API para probar, sin MCP. Plus: uso propio. Pro: uso completo.
En el teléfono y el ordenador
En el navegador, instalable, en cuatro idiomas.
Visual Invoice funciona en el navegador y se instala como una aplicación en el teléfono y el ordenador. Interfaz y facturas están en alemán, inglés, francés y español.
